Cofely ITLeiter

Die Best-Practice-Lösung

Skalierung von Serviceprozessen durch integrale mobile Einsatzsteuerung bei der ENGIE Deutschland GmbH mittels couplinkyourservice.

 

Aus Cofely ist ENGIE geworden.

Seit Juni 2016 wird die Cofely Deutschland GmbH unter dem Namen der französischen Konzern-Mutter ENGIE (der früheren GDF SUEZ) geführt. Sie ist eine von Europas führenden Marken für den effizienten Einsatz von Energien und kann sich auf die Stärke eines der größten Energieunternehmen weltweit verlassen. In Deutschland ist ENGIE mit den vier Geschäftsbereichen Anlagentechnik, Energy Services, Facility Services und Refrigeration vertreten. Das Unternehmen unterstützt Kunden mit technischen Infrastrukturen und Services dabei, ihre Gebäude, Anlagen und Kernprozesse effizienter zu gestalten sowie deren persönlichen Energieressourcen zu entlasten.

 

ENGIE Deutschland GmbH:

Umsatz            

446 Mio. Euro

Servicetechniker:        

400

Standorte:

19 Niederlassungen plus technische Büros

Branche:

Kälte- und Anlagentechnik

Ansprechpartner:   

Peter Bickel (Head of IT & IS)

 

1. Ausgangssituation ENGIE Deutschland GmbH

Zur weiteren Optimierung und Verbesserung stieg bei ENGIE der Bedarf an einem System zur Einsatzsteuerung der Servicetechniker. T-Systems betreut bei ENGIE die gesamte ERP-Umgebung (mehr als 800 SAP User) und wurde beauftragt, neben einer kompletten Neustrukturierung der Service-Prozesse für den Facility Service, ein System für die Einsatzsteuerung der Servicetechniker zu implementieren.

 

2. Zielsetzung

Der Anwender suchte ein System, welches die Arbeitsprozesse der Servicemitarbeiter in den Bereichen Kältetechnik und Facility Management wesentlich vereinfacht. Es sollte hardwareunabhängig, für alle Mitarbeiter in der Handhabung leicht zugänglich sein und Daten aus dem bestehenden SAP-System integrieren können. Der Investitionsaufwand des Systems sollte dabei angemessen sein.

 

3. Umsetzung

Testphase mit  couplinkyourservice

Nachdem man Couplink das Anforderungsprofil erläuterte bzw. erklärte, welche Funktionen für ENGIE entscheidend sind, entwickelte Couplink einen ersten Prototyp des Systems, der in der ersten Testphase bei zehn Technikern zum Einsatz kam.

Bereits nach einer Woche erhielt ENGIE das erste Testsystem und stellte laut Peter Bickel fest, „dass dieses System kein Standard-Programm ist, sondern eine sehr durchdachte, individuell angepasste Lösung. Das verstärkte zusätzlich den positiven Eindruck, den wir bezüglich der Kompetenz der Couplink AG gewonnen hatten“.

Zwei Monate befand sich der Prototyp im Test. Danach entschied sich T-Systems, in Zusammenarbeit mit Peter Bickel, Head of IT & IS der ENGIE Deutschland GmbH, auf die Lösung couplinkyourservice der Couplink Group aufzusetzen, die am effizientesten die Arbeitsprozesse unterstützen könne und ENGIE beschloss, die Lösung für den Einsatz bei rund 400 Service-Technikern zu ordern.

 

Lösung mit couplinkyourservice – integrierte Prozesse

Die darauffolgende Feinabstimmung sowie der komplette Kontakt zu Couplink verliefen laut Peter Bickel „extrem geschmeidig“, was dazu führte, dass bereits nach ungefähr einem Monat das in den Kernfunktionen fertige System entwickelt war.

 

Jedes Modul wurde genau auf das Anforderungsprofil der ENGIE angepasst. Auch die bisherigen SAP-Systeme konnten in die neue Couplink-Lösung integriert werden, was ein entscheidendes Kriterium für Peter Bickel war.

 

4. Die wichtigsten Ergebnisse

Das Wichtigste ist, dass die Lösung für den Servicetechniker leicht zu bedienen ist. Assistenzgeführt und workfloworientiert wird der Servicetechniker bei der Abarbeitung seiner Aufträge unterstützt. Nach einer 2-Stunden-Schulung kann der Servicetechniker mit der Lösung arbeiten und sämtliche Funktionen bedienen.

 

In der couplinkyourservice-Lösung, die nun bei ENGIE zum Einsatz kommt, gibt es ausschließlich Funktionen, die das Unternehmen auch benötigt. Nahezu alle Arbeiten des Personals verlaufen über eine einzige Lösung mit vollständiger Integration in die dahinter liegenden ERP-Systeme, wodurch der gesamte Betrieb wesentlich homogener vernetzt ist und der Informationsfluss enorm gesteigert werden konnte.

 

Die Lösung umfasst Funktionen wie ein digitales Fahrtenbuch und Arbeitszeitmanagement. Auftragsprotokolle können direkt über die Tablets erstellt und an den zuständigen Innendienst gesendet werden. Digitalisierte Unterschriften der Kunden werden vom System erkannt und verarbeitet. Die Kundenkopie kann dann automatisch als PDF dem Kunden per Mail oder Fax geschickt werden. Nahezu die kompletten administrativen Arbeitsvorgänge eines Service-Technikers werden nun im Einklang mit couplinkyourservice vereinfacht. So kann der Materialeinsatz direkt über das Tablet im System eingetragen werden, in welchem er auch neue Aufträge übermittelt bekommt. Alles in Echtzeit und ohne den Nachteil, für diverse Arbeitsschritte unterschiedliche Systeme nutzen zu müssen. „Ebenfalls lassen sich vor Ort Informationen zu vorherigen Aufträgen respektive Arbeiten auslesen, falls diese bei dem jeweiligen Kunden vorhanden sind.“

 

Mitarbeiter können außerdem Konstruktionspläne und Anlagendokumentationen von diversen Geräten laden, um vorbereitet beim Kunden einzutreffen. Sogar Urlaubsanträge können über couplinkyourservice erstellt und eingereicht werden.

 

Ein wesentlicher Punkt, der für die Lösung couplinkyourservice spricht, ist die besondere Schnittstellen-Integration. Die Schnittstelle ist so konzipiert, dass keine Kosten für die Nutzung eines SAP-Clients pro Servicetechniker anfällt, was eine wesentliche Kostenersparnis bewirkt. Weiterhin können durch die offene Struktur auch andere Systeme, die ggfs. durch Unternehmenszukäufe relevant werden, angebunden werden und das System kann jederzeit auf allen Ebenen mitwachsen.

 

Fazit/Erfolge

    • Solide Prozesse sind die Basis für Effizienz und Skalierbarkeit
      • Die Hausaufgaben auf der Prozessseite müssen gemacht sein.
      • Service ist ein integraler Prozess - alle Prozessbeteiligten müssen involviert sein.

 

    • Komplexität tötet Agilität
      • Jede außergewöhnliche Komplexität und Variantenvielfalt ist zu hinterfragen und schlanke Alternativen sind zu suchen.

 

    • Schlankes Plattformdesign ist die Basis für robuste Funktionen
      • Für eine saubere Ableitung der Plattformanforderungen aus den Geschäftsprozessen muss gesorgt sein.
      • Man muss sich fragen, wie es wäre, wenn morgen 100% mehr Anwender eingebunden werden müssten.

 

    • Effizienzsteigerung muss Teil der Implementierung sein
      • Kennzahlen sind frühzeitig auszuwählen, anhand derer die Effizienzsteigerung gemessen und verfolgt wird.
      • Es muss für ein breites Commitment VOR der Einführung gesorgt sein.
  • „Es ist eine besondere Herausforderung individuelle Prozesse erfolgreich in einer  standardisierte Softwareumgebung auszuprägen.
    couplinkyourservice ist in der Anwendung wie eine individuell angepasste Lösung. Das verstärkt den positiven Eindruck, den wir von der Couplink AG gewonnnen haben.“

     

    Peter Bickel, Head of IT & IS der ENGIE Deutschland GmbH 

     

     

  • Cofely Servicetechniker

    „Für unsere Techniker sind die individuellen Dialogführungen sehr wichtig – sie bekommen hier bei jedem Schritt das sichere Gefühl, dass die Eingabe zu den geforderten Ergebnissen und Rückmeldungen führt.“

     

    Peter Bickel, Head of IT & IS der ENGIE Deutschland GmbH

     

     

    Cofely Disponentin

    „Die schnelle Umsetzung des Prototyps und die einfache Anpassung bei Änderungen während der Implementierungsphase haben mich voll und ganz überzeugt.
    Wir konnten so die Lösung schnell auf Abweichungen vom ursprünglichen Design anpassen und zeitnah qualifiziertes Feedback der Techniker bekommen.“

     

    Claudia Bröcker, Projektleiterin für die Einführung von couplinkyourservice

     

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    Ansprechpartner
    ENGIE Deutschland GmbH

    Peter Bickel 
    Aachener Straße 1044 
    50858 Köln 
    Tel.: +49 (0)2 21 4 69 05-0 
    Fax: +49 (0)2 21 4 69 05-2 50 
    E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

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